Evenementenloket

Informatie over de werking van het evenementenloket.

Module evenementen

Werkwijze

Als je een evenement aanvraagt, moet je eerst enkele basisvragen beantwoorden. Afhankelijk van je antwoorden, worden er de nodige formulieren automatisch voor je klaargezet.

• verplichte formulieren: deze formulieren moet je invullen
• optionele formulieren: deze formulieren mag je invullen, maar het hoeft niet

Je kan dus gebruikmaken van verschillende deelformulieren. Handig als je niet alle info voor je evenement meteen bij de hand hebt.

Het evenementenloket bewaakt bovendien (automatisch) het correct naleven van deadlines om formulieren aan het lokaal bestuur te bezorgen. Je krijgt vanuit het evenementenloket (automatisch) een mailtje als je bijvoorbeeld nog een verplicht formulier moet indienen.

Let op! Vergunningsplichtige evenementen en activiteiten moeten minstens 60 dagen voor het evenement ingediend worden in het evenementenloket.

Data hergebruiken

Ook handig: organisatoren die jaarlijks hetzelfde evenement organiseren, kunnen eenvoudig de aanvragen van vorige edities hergebruiken. Op die manier bespaar je tijd bij het ingeven van je evenementendata.

Koppeling UiTdatabank

Als je als organisator een evenement of activiteit indient via het evenementenloket, kan je ervoor kiezen om die ook te laten verschijnen in de UiTagenda. Zo verschijnt je activiteit in de agenda op de gemeentelijke website en wordt ze ook opgenomen in de UiT-kalender van de gemeentelijke nieuwsbrief '2370 in 't kort' (enkel als de activiteit voldoet aan bepaalde voorwaarden).

Voor wie

Het evenementenloket kan gebruikt worden door:

• alle verenigingen, particulieren en bedrijven uit Arendonk die evenementen of activiteiten willen organiseren in onze gemeente
• organisatoren van buurt- en wijkfeesten in onze gemeente
• organisatoren van buiten onze gemeente die evenementen (of bepaalde onderdelen ervan) willen organiseren in onze gemeente

Om als organisator toegang te krijgen tot het evenementenloket, moet je eerst een profiel aanmaken.

Module uitleen

Werkwijze

Je beantwoordt eerst enkele basisvragen, daarna kom je terecht in het materiaaloverzicht. Je bestelt de gewenste materialen, die worden automatisch voor jou gereserveerd indien beschikbaar.

Je krijgt (automatisch) een mailtje vanuit het evenementenloket als jouw materiaalaanvraag is goedgekeurd, daarin staat ook meer info over hoe de verdere opvolging zal gebeuren.

Let op! Materiaalaanvragen moeten minstens 14 dagen voor het evenement ingediend worden in het evenementenloket.

Data hergebruiken

Ook handig: organisatoren die jaarlijks hetzelfde materiaal willen ontlenen, kunnen eenvoudig de materiaalaanvragen van vorige edities hergebruiken. Op die manier bespaar je tijd bij het ingeven van je materiaalaanvraag.

Voor wie

De uitleenmodule kan gebruikt worden door alle Arendonkse verenigingen en organisaties.

Als je als privépersoon, bedrijf ... materiaal wil ontlenen, wordt je vraag besproken door het college van burgemeester en schepenen. De aanvraag doe je per mail via secretariaat@arendonk.be.

Handleiding

Hieronder vind je een uitgebreide handleiding van het evenementenloket.