Informatie over het elektronisch verzenden van documenten

Het lokaal bestuur verstuurt meer en meer documenten digitaal, via eBox (zowel aan burgers als ondernemingen) en via Peppol (enkel aan ondernemingen).

Steeds meer communicatie verloopt digitaal. Het zorgt voor minder papier en is heel wat milieuvriendelijker, maar het is ook kostenbesparend en communicatie komt zo sneller bij de bestemmeling terecht.

Lokaal bestuur Arendonk zal steeds meer documenten versturen via eBox (zowel aan burgers als ondernemingen) en ook via Peppol (enkel aan ondernemingen). Hier informeren we je hoe dat werkt en wat de gevolgen daarvan zijn.

Wat vatten wij onder de term eBox?

eBox Burger is een elektronische brievenbus waarin je op een veilige manier de berichten kan vinden die door steeds meer overheidsdiensten worden verzonden. Net als burgers hebben ook ondernemingen een eigen elektronische brievenbus: e-Box Enterprise.

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het Peppol-netwerk maakt de verzending van elektronische facturen op een zeer veilige manier mogelijk via het UBL-formaat (Universal Business Language), voor de ontvangers met een PEPPOL access point. Enkel ondernemingen kunnen Peppol gebruiken.

Zowel eBox Burger als e-Box Enterprise en ook Peppol worden hier verder samen benoemd onder de algemene term eBox.

Meer informatie vind je op de officiële websites:

Rechtsgeldig gebruik van eBox door het lokaal bestuur

Het Bestuursdecreet regelt het digitaal verzenden van overheidsdocumenten in Vlaanderen. Volgens het Bestuursdecreet mogen lokale besturen eBox gebruiken voor het digitaal verzenden van documenten aan burgers en ondernemingen.

Ook het Invorderingsdecreet voorziet expliciet dat lokale besturen documenten over gemeentebelastingen (fiscale berichten) via elektronische weg mogen versturen. Onder die fiscale berichten vallen aangiftes, aanslagbiljetten en alle andere documenten die hieruit voortvloeien, zoals eventuele betalingsherinneringen, aanmaningen ... Een belastingplichtige die ervoor gekozen heeft om zijn fiscale documenten via elektronische weg te ontvangen, zal vanaf dat moment al deze fiscale documenten altijd en uitsluitend via elektronische weg ontvangen.

Zodra je toestemming hebt gegeven, worden de voor jou bestemde documenten enkel nog digitaal ter beschikking gesteld in jouw eBox en dus niet meer op papier verstuurd.

  • Voor burgers is dat zodra zij hun eBox Burger via één van de portalen geactiveerd hebben. Burgers kunnen het gebruik van eBox altijd terug stopzetten.
  • Voor ondernemingen is dat zodra zij in hun e-Box Enterprise de optie ‘totaal digitaal’ hebben aangevinkt. Ondernemingen kunnen het gebruik van e-Box Enterprise niet meer stopzetten eens die geactiveerd is en ook de optie ‘totaal digitaal’ kan niet terug stopgezet worden.
  • Als de bestemmeling is gekend als Peppol-gebruiker, dan zullen facturen en aanslagbiljetten altijd en uitsluitend via Peppol verstuurd worden.

De activering van de eBox als burger en de activering van de e-Box Enterprise ‘totaal digitaal’ door een onderneming houdt in dat je instemt met het gebruik ervan en met de vervanging van papieren post door elektronische post. Deze toestemming geldt voor alle instellingen die op dat moment al gebruikmaken van eBox en ook voor alle instellingen die dat in de toekomst nog zullen doen. Zoals eBox is ontworpen, kan je niet kiezen van welke instellingen je jouw documenten wel elektronisch wil ontvangen en van welke niet. Toestemming wordt altijd in één keer gegeven voor alle eBox-gebruikers. Dat betekent dat wij als lokaal bestuur geen uitdrukkelijke toestemming van jou nodig hebben om eBox te gebruiken voor onze uitwisselingen. Je hebt deze toestemming gegeven toen je je eBox activeerde en de gebruiksvoorwaarden aanvaardde. Er is dus geen specifieke toestemming van jou nodig om documenten digitaal via eBox uit te wisselen.

Als je je eBox activeert, dan moet je je digitale post ook lezen en behandelen. Je bent net als bij een fysieke brievenbus en papieren briefwisseling zelf verantwoordelijk voor het lezen, beantwoorden en verwerken van je correspondentie. Bijvoorbeeld een boete niet betalen omdat je niet wist dat ze in je eBox zat, is geen geldige reden. Kijk dus zeker na in de instellingen van je eBox dat je correct hebt ingesteld dat er meldingen worden gestuurd naar jouw e-mailadres over eBox berichten. Let op voor phishingmails. Krijg je een e-mail over een eBox-document en twijfel je? Klik dan niet op de mail, maar meld je aan op het platform om rechtstreeks je eBox te openen.

Een document dat via eBox is verstuurd, heeft dezelfde rechtsgevolgen als een papieren brief die per post wordt verstuurd. Meer nog, alle berichten in eBox worden in Vlaanderen gelijkgesteld met een aangetekende zending. Met andere woorden, een bericht via eBox wordt altijd gelijkgesteld met een per post aangetekende zending en heeft dus ook die waarde en bewijskracht, zelfs al staat er niet letterlijk ‘aangetekend’ op genoteerd.

De elektronische verzending heeft een impact op de berekening van termijnen. Als documenten verstuurd worden op papier via gewone post, begint de termijn te lopen vanaf de derde werkdag na verzending. Als documenten via elektronische weg verstuurd worden, begint de termijn al te lopen op de dag van de verzending en niet op de derde werkdag volgend op de verzending.

Documenten zijn maar voor een bepaalde periode beschikbaar in eBox. De periode om het document in te zien, heeft niets te maken met de geldigheidsduur van het document. De geldigheid hangt af van het soort document en wordt bepaald door de instelling die het heeft uitgereikt. Een document kan dus nog geldig zijn, ook al is het niet meer beschikbaar in eBox. Vergeet dus niet om de documenten zo nodig te downloaden en op te slaan als je het document langer wil bewaren.

Aangesloten overheidsdiensten kunnen zelf beslissen om een overgangsperiode te voorzien waarin ze naast de digitale post ook nog brieven op papier blijven sturen. Lokaal bestuur Arendonk voorziet geen overgangsperiode. Alle documenten die het lokaal bestuur technisch gezien naar je eBox kàn sturen, zullen ook effectief enkel en alleen nog digitaal naar je eBox gestuurd worden (en niet meer op papier) als je je eBox geactiveerd hebt.

Waarom verstuurt het lokaal bestuur Arendonk niet alles via eBox?

  • Documenten die het lokaal bestuur technisch gezien niet via eBox kan versturen, zullen wel nog op papier of per e-mail verstuurd worden, ook als je je eBox al geactiveerd hebt.
  • Aan burgers en ondernemingen die geen actief eBox-account hebben, zal het document op papier verstuurd worden.
  • Als de burger overleden is, zal het document steeds op papier verstuurd worden.
  • Als de onderneming in faling is, zal het document steeds op papier verstuurd worden.

Specifieke aandachtspunten eBox voor burgers

eBox is een elektronische brievenbus waarin je op een veilige manier de berichten kan vinden die door steeds meer en meer overheidsdiensten worden verzonden. Elke burger heeft een eBox. Overheidsdiensten verzenden documenten pas digitaal naar deze eBox als je de eBox activeert. Dat wil zeggen dat je de eBox koppelt aan minstens één van de kanalen die er toegang tot geven. Die kanalen worden ook wel eens portalen, dienstverleners of interfaces genoemd.

Het is niet nodig om de eBox via meerdere portalen te ontsluiten, het kan zelfs tot verwarring leiden.

  • My eBox is het portaal dat de federale overheid ter beschikking stelt om toegang te krijgen tot je persoonlijke eBox als burger.
  • De Vlaamse overheid heeft voor haar burgers Mijn Burgerprofiel ontwikkeld als portaal. Dit is een geïntegreerde poort tot de eBox en andere overheidsinformatie. Het voordeel van dit portaal is dat je er naast je eBox-documenten ook andere overheidsinformatie kan terugvinden.
  • IRISbox is het elektronische loket van het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest dat online gewestelijke en lokale diensten aanbiedt.
  • Doccle is een commerciële toepassing, ontworpen om particuliere administratie te bundelen. In Doccle kan je als burger naast de overheidsdocumenten ook documenten van bedrijven verwachten.
  • TrustO is een commerciële toepassing, ontworpen om particuliere administratie te bundelen. In TrustO kan je naast de overheidsdocumenten ook documenten van bedrijven en nutsbedrijven verwachten, en e-mails van privépersonen.
  • Ben je een bankklant van KBC en gebruik je KBC Mobile? Dan kan je ook in deze omgeving je eBox-berichtgeving activeren om er eBox-berichten te raadplegen.

Elk portaal dat je gekozen hebt om te koppelen met jouw eBox kan een e-mail versturen als je een nieuw eBox-document ontvangt. Om meerdere e-mails over één nieuw eBox-document te vermijden, kan je ervoor kiezen om:

  • De eBox slechts via één portaal te ontsluiten. Je trekt dan de toestemming in voor alle portalen, behalve het portaal dat je wil behouden.
  • Je kan ook per gekoppeld portaal zelf je instellingen veranderen, zodat je eBox wel gekoppeld blijft op meerdere portalen, maar je geen e-mails meer ontvangt van al deze portalen.
  • Let op: Zorg wel dat je bij minstens één portaal je e-mailadres registreert waarop je meldingen wil ontvangen. Als je je eBox geactiveerd hebt, kies je ervoor om communicatie van de aangesloten overheidsdiensten digitaal, en niet langer op papier, te ontvangen. Het is cruciaal om op de hoogte te zijn wanneer er nieuwe berichten in je eBox toekomen.

Als burger kan je steeds het gebruik van eBox stoppen. Als je jouw toestemming wil intrekken en je eBox wil deactiveren, gebeurt dit voor het geheel en niet voor één enkele instelling. Let op: je eBox ontkoppelen van een portaal is niet hetzelfde als het volledig deactiveren van je eBox. Meer info:

Specifieke aandachtspunten e-Box Enterprise voor ondernemingen

e-Box Enterprise is een elektronische brievenbus waarin ondernemingen op een veilige manier de berichten kunnen vinden die door meer en meer overheidsdiensten digitaal worden verzonden. e-Box Enterprise is er voor iedereen met een Belgisch ondernemingsnummer in de Kruispuntbank van Ondernemingen: zelfstandigen, rechtspersonen, verenigingen … Elke onderneming heeft slechts één e-Box. Ze kan echter meerdere gebruikers hebben. Een onderneming beheert zelf wie binnen de onderneming e-Box kan gebruiken. Activatie, toegang en beheer verloopt via het portaal www.eboxenterprise.be.

Iedere onderneming die geregistreerd is in CSAM beschikt over een actieve e-Box. Hoewel je e-Box Enterprise actief is, ontvang je documenten van de overheid zowel in papieren als in digitale vorm (e-Box). Kies je binnen de e-Box Enterprise voor ‘totaal digitaal’, dan ga je nog een stap verder: je ontvangt de documenten dan alleen nog digitaal in uw e-Box (op voorwaarde dat ze digitaal beschikbaar zijn en via eBox verstuurd kunnen worden) en niet meer op papier.

Op het e-mailadres dat je daarvoor opgeeft, ontvang je de meldingen van de e-Box. Je krijgt een melding telkens er een boodschap in je e-Box Enterprise aankomt of wanneer een bericht vervalt. Opgelet, er kan maar één e-mailadres per e-Box opgegeven worden. Je kan dat e-mailadres voor je onderneming altijd wijzigen. Ga daarvoor naar de e-Box en kies in het menu van e-Box Enterprise de pagina ‘Beheer e-Box’. Je moet wel (Co)Hoofdtoegangsbeheerder zijn of (Co)Toegangsbeheerder zijn. Tip: als je bedrijf meerdere Toegangsbeheerders voor de e-box heeft, geef dan een groeps-e-mailadres op, zodat zij allemaal de meldingen ontvangen.

Let op, als je een onderneming overneemt, vergeet dan niet om de digitale sleutels ook over te nemen. De digitale sleutels heb je nodig om toegang te krijgen tot de e-Box Enterprise. Meer informatie en stappenplan vind je op de website van VLAIO.

Als onderneming kan je e-Box Enterprise niet terug deactiveren. Eens je in je e-Box Enterprise de optie 'Totaal digitaal' hebt aangeduid is dit definitief en onomkeerbaar.

Specifieke aandachtspunten Peppol

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het Peppol-netwerk maakt de verzending van elektronische facturen op een zeer veilige manier mogelijk via het UBL-formaat (Universal Business Language), voor de ontvangers met een PEPPOL access point. Meer informatie over Peppol in België (Engelstalig): https://peppol.org/learn-more/country-profiles/belgium.

Enkel ondernemingen kunnen Peppol gebruiken. Als de onderneming gekend is als Peppol-gebruiker, dan zullen facturen en aanslagbiljetten altijd en uitsluitend via Peppol verstuurd worden, in eerste fase (vanaf juli 2025) door Gemeente Arendonk en pas in een latere fase (wellicht vanaf januari 2026) ook door OCMW Arendonk en AGB Arendonk.

Andere documenten (andere dan facturen en aanslagbiljetten) worden naar de eBox verstuurd of op papier.

De aspecten onder de rubriek ‘Rechtsgeldig gebruik van eBox door het lokaal bestuur’ zijn ook van toepassing als een document via Peppol werd verstuurd.